Le Règlement Général des Données Personnelles, RGPD, encadre le traitement des données personnelles en Europe. Il concerne les données personnelles traitées dans le cadre professionnel, quel que soit le support utilisé (électronique ou papier).
Le respect du RGPD s’applique à toute organisation implantée en Europe, quelle que soit sa taille.
RGPD : inscrivez-vous au webinaire spécial CSE – vendredi 13 mai 2022 de 11:30 à 12:30 – Posez vos questions à des experts – Assurez la mise en conformité de vos traitements de données
Dotée d’une personnalité civile, les comités sociaux et économiques de plus de 50 salariés sont eux aussi concernés par la mise en conformité RGPD. Le Bonheur en Boîte vous propose une visioconférence pour vous apporter plus de précision [1]
La notion de données personnelles.
La CNIL précise que les données personnelles sont constituées de toute information qui permette d’identifier une personne physique de façon directe ou indirecte.
Il peut s’agir :
– d’informations directes : nom et prénom
– ou d’informations indirectes : matricule, numéro de téléphone, image, informations fiscales.
L’identification de la personne physique peut être rendue possible par une information unique ou en croisant plusieurs données.
À la lecture de ces informations, il est évident que les activités du CSE sont une source importante de données personnelles.
Par conséquent, leur traitement doit être optimisé.
Quelles sont les données personnelles collectées par le CSE ?
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, les élus CSE assurent la gestion des activités sociales et culturelles [2] au bénéfice des salarié.e.s.
La plupart de ces activités nécessitent généralement une inscription des salariés (nom et prénom), mais aussi parfois, des membres de leur famille. De fait, les élus CSE traitent un grand nombre de données personnelles sur les salariés.
Ces informations sont transmises par l’employeur :
– les noms et prénoms des salariés
– leur matricule
– leur catégorie professionnelle, et parfois leur tranche de revenus…
Mais également par les salariés eux-mêmes :
- adresses mail personnelles
- les données de leurs familles (nom et date de naissance des enfants)
- les avis ou déclarations relatives à la situation fiscale
- leur quotient familial
- leurs coordonnées bancaires…
Et même parfois des copies de leur pièce d’identité, pour des activités nécessitant des voyages en avion, par exemple.
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La mise en conformité au RGPD
La mise en conformité RGPD nécessite de prendre le temps de la réflexion sur :
– la nature des informations personnelles qui sont collectées par le CSE auprès des salariés,
– l’exploitation qui est faite de ces données,
– la sécurisation de leur conservation
Un référent RGPD
Au sein du CSE, il peut s’agir d’un élu doté de compétences en la matière. Le CSE peut également se faire accompagner par un autre salarié non élu (il serait alors intéressant de lui proposer un statut de représentant de proximité et de lui faire bénéficier d’heures de délégation), ou faire appel à un prestataire extérieur.
Le registre de traitement
Le registre de traitement va vous permettre de faire un premier état des lieux.
QUOI : quelles données sont collectées ?
POURQUOI : quelle finalité ? Soit l’occasion d’un premier tri et la nécessité de ne collecter que les données nécessaires.
COMMENT : les salariés sont-ils informés du traitement de leurs données ? Dans la négative, ce sera l’occasion de concevoir votre politique de gestion des données et de la mettre à la disposition des salariés.
Les élus CSE s’assureront par ailleurs de la sécurisation des données collectées.
Se former et se faire accompagner
Dans le cadre de sa démarche de mise en conformité, il est vivement recommandé au CSE de se faire accompagner par des organismes experts.
Il existe ainsi des sociétés spécialisées qui sont en mesure d’accompagner les élus CSE par des sessions d’information, de formation, voire un accompagnement sur la durée, selon l’ampleur de la tâche au sein de chaque instance.
Parallèlement, tout au long de cette démarche, le CSE dispose de sources très instructives auprès de la CNIL [3].
Les sanctions en cas de manquement
La CNIL conduit des contrôles auprès des organisations.
Les manquements observés donnent lieu à des avertissements, mais peuvent également se traduire par de lourdes amendes financières.
Même s’il est probable que ce soit l’entreprise qui soit sanctionnée en cas de manquements du CSE (comme pour les contrôles Urssaf), toute amende aurait de lourdes répercussions.
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Le financement de votre mise en conformité RGPD
La mise en conformité RGPD du CSE est inhérente au fonctionnement même de l’instance : elle s’avère nécessaire dans le fonctionnement même de l’instance, puisque les données personnelles des salariées peuvent, certes, être traitées dans le cadre des activités sociales et culturelles, mais également dans le cadre des attributions du CSE en matière, par exemple, de la santé et de la sécurité au travail.
Les coûts relevant de la mise en conformité au RGPD seront imputés sur le budget de fonctionnement du CSE.
[1] Webinaire de sensibilisation RGPD vendredi 13.05 : 11h30-12:30 >> s’inscrire <<
[2] Tout savoir sur les activités sociales et culturelles du CSE. Lire.
[3] La CNIL >> découvrir le site <<
Vous souhaitez gagner du temps, organiser des séjours de groupe, être accompagné.e dans l’exercice de votre mandat d’élu.e CSE : contactez-nous.